Fragen und Antworten
Am 1. Oktober 2018 ist die Ausführungsverordnung zum sog. Transparenzregister (Zentralregister des wirtschaftlich Berechtigten) in Kraft getreten. Ein Jahr vorher trat bereits das Gesetz über dieses Register in Kraft. Alle wirtschaftlich Berechtigten von Gesellschaften im weitesten Sinne sind zur Eintragung verpflichtet. Das Register soll dazu dienen, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern. Rechtsanwalt und advogado Dr. Alexander Rathenau beantwortet die häufigsten Fragen
1. Was ist das portugiesische Transparenzregister?
Das Transparenzregister ist ein gesetzlich vorgeschriebenes Verzeichnis, das erstmals zum 1. Oktober 2018 die wirtschaftlich Berechtigten von Kapitalgesellschaften (einschließlich derjenigen, die in der Sonderwirtschaftszone Madeira ansässig sind), Personengesellschaften (einschließlich Trusts und bestimmter Hauseigentümergemeinschaften) und Stiftungen, erfasst und zugänglich macht. Das Register sorgt dafür, dass von in Portugal eingetragenen Gesellschaften oder sonstigen juristischen Personen angemessene, präzise und aktuelle Angaben zu ihren wirtschaftlichen Eigentümern, einschließlich genauer Angaben zum wirtschaftlichen Interesse, aufbewahrt werden. Es wird vom Institut der Register und des Notarwesens (kurz IRN I.P.) verwaltet.
2. Wer ist „wirtschaftlich Berechtigter“ einer Gesellschaft?
Wirtschaftlich Berechtigter ist die natürliche Person, die unmittelbar oder mittelbar oder über eine andere Person Eigentümer von Gesellschaftsanteilen ist oder über einen anderen Weg effektive Kontrolle über die Gesellschaft ausübt.
3. Seit wann besteht die Eintragungspflicht?
Die Pflicht zur Eintragung in das Transparenzregister besteht seit dem 1. Oktober 2018 für nach diesem Tag neu gegründete Gesellschaften. Für alle anderen Gesellschaften, die am 1. Oktober 2018 bereits existierten, besteht die Pflicht seit dem 1. Januar 2019.
4. Welche Fristen sind bei der erstmaligen Eintragung zu beachten?
Wirtschaftlich Berechtigte von Gesellschaften, die nach dem 1. Oktober 2018 gegründet wurden, haben die Eintragung innerhalb einer Frist von 30 Tagen nach der Gründung der jeweiligen Gesellschaft vorzunehmen. Allerdings ist zu beachten, dass bei der Gründung bereits anzugeben ist, wer die wirtschaftlichen Berechtigten sind. Die wirtschaftlichen Eigentümer aller anderen bereits existenten Gesellschaften, die in das Handelsregister registriert werden, müssen sich bis zum 30. April 2019 im Register eintragen. Eigentümer solcher Gesellschaften, die nicht in das Handelsregister eingetragen werden, haben die Eintragung zwischen dem 1. Mai und 30. Juni 2019 vorzunehmen.
5. Trifft die Pflicht zur Eintragung auch Eigentümer solcher Gesellschaften, die in Portugal nicht operativ tätig sind?
Ja, ohne Einschränkungen. Insbesondere werden solche Gesellschaften erfasst, die in Portugal nur sog. isolierte Akte vornehmen, wie z.B. den Kauf einer Immobilie oder die Beteiligung an einer portugiesischen Gesellschaft. Davon betroffenen sind tausende von ausländischen Gesellschaften, viele davon mit Sitz in Delaware, USA. Diese Gesellschaften, die kein operatives Geschäft betreiben, werden nicht in das portugiesische Handelsregister eingetragen, sodass für deren Eigentümer die Frist vom 1. Mai bis zum 30. Juni 2019 gilt. Werden solche Gesellschaften in Portugal nach dem 1. Oktober 2018 erstmalig steuerlich registriert, hat die Eintragung der Eigentümer innerhalb einer Frist von 30 Tagen nach der steuerlichen Registrierung zu erfolgen. Auch hier ist zu beachten, dass bei der steuerlichen Registrierung bereits anzugeben ist, wer die wirtschaftlichen Berechtigten sind.
6. Besteht die Pflicht zur Aktualisierung der Registerdaten?
Ja. Immer wenn es zu einer Änderung kommt, muss die Änderung innerhalb einer Frist von 30 Tagen dem Register gemeldet werden. Diese Pflicht betrifft nicht solche Gesellschaften, die in Portugal nur sog. isolierte Akte praktizieren; diese Gesellschaften müssen jedoch nach jedem Akt die Daten der wirtschaftlich Berechtigten aktualisieren bzw. bestätigen.
7. Müssen regelmäßige Meldungen vorgenommen werden?
Ja. Ab 2020 müssen alle Gesellschaften die Daten ihrer wirtschaftlich Berechtigten jährlich bis zum 15. Juli bestätigen.
8. Welche Daten der wirtschaftlich berechtigten Personen müssen gemeldet werden?
Das Transparenzregister erfasst folgende Daten über die Berechtigten: a) Vollständiger Name, b) Geburtsdatum, c) Geburtsort, d) Staatsangehörigkeit(en), e) Gewöhnlicher Wohnort (vollständige Adresse), f) Ausweis- oder Reisepassdaten, g) Portugiesische Steuernummer (und ggfls. die ausländische Steuernummer sowie Angaben zum Steuervertreter), h) Email-Adresse und i) Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses. Die wirtschaftliche Berechtigung ist anhand öffentlicher Registereintragungen (z.B. Handelsregister) oder durch die Einreichung einer „ausreichenden Unterlage“ glaubhaft zu machen. Fraglich ist hierbei, was eine solche Unterlage sein kann. Das wird die Praxis noch zeigen. Ggfls. müssen Gerichte darüber entscheiden.
9. Wer ist zur Mitteilung verpflichtet?
Mitteilungsverpflichtet ist die jeweilige Gesellschaft, die durch ihre Geschäftsführung oder ihren Vorstand vertreten wird. Zur Mitteilung befugt sind auch bestimmte Berufsgruppen, wie Rechtsanwälte, deren Vertretungsbefugnis vermutet wird. Ebenso sind zertifizierte Buchhalter bei der Gewerbeanmeldung oder bei der Einreichung der jährlichen steuerrelevanten Informationen (IES) zur Mitteilung befugt bzw. bei der jährlichen Bestätigung der übermittelten Daten sogar verpflichtet.
10. Welche Mitwirkungspflichten haben die Gesellschafter bzw. Aktionäre?
Die Gesellschafter sind verpflichtet, der Gesellschaft alle relevanten Daten der wirtschaftlich berechtigten Personen bekannt zu geben. Ändern sich Daten, so müssen diese innerhalb einer Frist von 15 Tagen der Gesellschaft übermittelt werden. Die Gesellschaft kann dem Gesellschafter eine Frist von 10 Tagen setzen, um die Daten zu aktualisieren. Geschieht dies nicht, kann die Gesellschaft dessen Anteil an der Gesellschaft einziehen.
11. Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Mitteilungsverpflichten?
Hält eine Gesellschaft die Daten im Transparenzregister zu den wirtschaftlich Berechtigten nicht aktuell, kann eine Geldbuße in Höhe von Euro 1.000 – Euro 50.000 verhängt werden. Ferner ist es dieser Gesellschaft u.a. untersagt Gewinne auszuschütten, Geschäfte mit dem Staat einzugehen oder Subventionen zu beantragen sowie jegliche Arten von Immobiliengeschäften vorzunehmen. Wer falsche Angaben macht, kann außerdem strafrechtlich wegen Falschaussage gegenüber einem Amt verfolgt werden.
12. Werden die Daten der wirtschaftlich Berechtigten öffentlich zugänglich gemacht?
Über das Transparenzregister werden Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten öffentlich zugänglich gemacht. Es wird sichergestellt, dass Angaben zu den wirtschaftlichen Eigentümern zugänglich sind für a) die zuständigen Behörden und die zentralen Meldestellen, ohne Einschränkung; b) sog. Verpflichtete im Rahmen der Erfüllung der Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden (z.B. Banken) und c) alle Personen oder Organisationen, die ein berechtigtes Interesse nachweisen können. Die Personen oder Organisationen nach Buchstabe c) haben Zugang mindestens zum Namen, Monat und Jahr der Geburt, der Staatsangehörigkeit und dem Wohnsitzland des wirtschaftlichen Eigentümers sowie Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses.
13. Sind wirklich alle wirtschaftlich Berechtigten verpflichtet, ihre persönlichen Daten im Transparenzregister öffentlich zu machen?
Grundsätzlich ja. Auf der Grundlage einer Einzelfallprüfung unter außergewöhnlichen Umständen kann eine Ausnahmeregelung für den vollständigen oder teilweisen Zugang zu den Angaben zum wirtschaftlichen Eigentümer betroffen werden, falls der Zugang den wirtschaftlichen Eigentümer dem Risiko von Betrug, Entführung, Erpressung, Gewalt oder Einschüchterung aussetzen würde oder der wirtschaftliche Eigentümer minderjährig oder anderweitig geschäftsunfähig ist. Diese Ausnahme gilt nicht für Kreditinstitute und Finanzinstitute.
14. Wie erfolgt die Eintragung und Einsichtnahme in das Transparenzregister?
Die Eintragung und Einsichtnahme in das Transparenzregister erfolgt elektronisch über die Internetseite: justica.gov.pt/Servicos/Registo-de-Beneficiario-Efetivo.
Text: DR. ALEXANDER RATHENAU in ESA 02/2019